概述

•此指南的目的是解释医疗器械eCopy递交计划。 
•本指南描述了FDA如何根据《食品药品与化妆品法案》第745A(b)条实施eCopy递交计划。 
•加入eCopy将提高审查过程的效率，因为可以立即获得eCopy进行审查，而不是仅依靠纸质版本。

eCopy是什么？

•eCopy是一份电子版的医疗器械递交资料，以CD、DVD或U盘形式递交。 

•每份eCopy随附一份签名版的纸质附信（cover letter）。附信的签名可以是手写签名或有效的数字签名。 

•注意：eCopy不属于电子递交（eSubmission）。电子递交是一个由电子递交模板产生的递交包。eCopy只包括人可读的电子文件，电子递交则包括可供电脑处理及人可读的文件。FDA eSubmitter是一个软件，软件和输出文件都保留在您的计算机上，允许脱机处理提交、保存和以后继续。

 

补充：递交方法因中心和递交类型的不同而不同。下图中的递交方法是指如何将递交内容上传到FDA: 通过CD/DVD、其他媒介或FDA的电子提交网关(ESG)。

 

哪些类型需要递交eCopy？

 

 

递交类型	要求提供或自愿提供	数量及形式
510(K)	要求提供	1份eCopy
De Novo
PMA
PDP
HDE
Q-Submission
IND
BLA
IDE (同情使用递交，紧急使用报告和不良事件报告除外)

 

 

哪些类型可以自愿提交eCopy？

 

递交类型	要求提供或自愿提供	数量及形式
IDE中的同情使用递交，紧急使用报告和不良事件报告	自愿提供	1份eCopy或一份完整纸质版
CLIA submission (CR & CW)
513(g)
MAF
EUA

 

 

eCopy的处理步骤

符合eCopy技术要求；

 

创建eCopy的建议方法： 

 

•在PDF中使用书签和超链接。 

•从源文档直接创建PDF文件，尽量避免通过扫描纸质文件创建PDF。 

•不要在PDF中使用Adobe插件。 

•使用Times New Roman，Verdana，Arial，Tahoma 或 Helvetica字体，黑色，12号或更小的字体。 

•虽然没有总递交大小限制，但建议总递交包不超过1 GB，以避免递交流程中可能出现的延迟。

 

在创建原始递交和回复eCopy保留通知书时，是否有特殊的考虑? 

 

•由于eCopy程序不规定文档的内容(原始、补充、修正或报告)，所以没有特殊的考虑。 

•不要以累积的方式提供以前递交的信息。只包含与当前递交相关的内容(例如，对于回复510(k) 保留通知书的eCopy只包含回复内容，而不是原始的510(k)内容加上回复内容)。 

 

在选择eCopy媒介时，需要考虑什么问题? 

 

•在刻录前，需删除媒介中的预载文件。 

•注意: 如果递交的文件超过了标准CD的大小，建议使用DVD或U盘，因为它们有更大的存储空间，而不是将eCopy拆分到多个CD上。

 

 

如果有其他递交方参与怎么办? 

•如果另一方(如律师事务所、咨询公司)代表申请人递交了一份申请，为了FDA能够成功处理，eCopy仍然必须满足技术标准。无论谁递交eCopy, eCopy的要求都是一样的。尽管申请人可能或可能不会将自己公司的求附信作为eCopy的一部分，但我们的技术标准要求递交方将公司的附信包含在内。

如果是第三方审核的510（k）？ 

•认证方和申请人各自提供一份eCopy和一份公司附信（cover letter）。 

•一个特定的第三方510(k)需提供两个单独的eCopy。有鉴于此，每一份eCopy必须清楚标明是属于认证人或申请人的。 

•在第三方510(k)被递交给FDA之前，申请人可以与认证人进行多次交互。无论第三方510(k)递交给FDA之前的交互次数如何，申请人的eCopy必须是在单个CD、DVD或U盘上。这可以通过将每一轮交互组织为eCopy中的不同卷(例如，VOL_001_原始审核, VOL_002_第二轮审核)来实现。

 

如果这是一个捆绑递交? 

•捆绑递交是指在一份510（k）报告中包含具有相同预期用途的多个器械或具有不同预期用途的多个器械的申请。 

•对于捆绑递交，应该只有一个版本的签名公司附信和一个eCopy适用于所有捆绑中的递交。公司附信应该包含一个列表，涵盖所有捆绑的递交。列表应说明受更改影响的每个设备的递交编号、商品名称和(如适用)型号。

如何创建符合技术标准的eCopy ? 

•建议使用eSubmitter-eCopies工具，创建符合技术标准的eCopy。

https://www.fda.gov/industry/fda-esubmitter/esubmitter-ecopies-tool

•注意：为了避免创建隐藏的临时文件或其他错误，导致eCopy加载过程失败，必须在将文档添加到递交包之前保存并关闭所有文档。

 

下图是eSubmitter-eCopies工具生成文件包的界面：

 

在将eCopy送交FDA之前，如何知道它是否符合技术标准? 

•推荐使用eCopy Validation Module工具，验证eCopy是否符合技术要求。

https://www.fda.gov/medical-devices/how-study-and-market-your-device/ecopy-program-medical-device-submissions

如何向FDA递交eCopy ? 

•将签署的公司附信的纸质版附在您的eCopy CD、DVD或U盘上，并将该文件包寄送到CDRH或CBER的文档控制中心(DCC)。 

 

FDA如何处理eCopy?

 

对于eCopy保留，需要向FDA提供什么? 

•如果eCopy保留的原因是eCopy本身，则提供：

1.带有签名的公司附信（最好带有修订日期）； 

2.符合技术标准的替换eCopy (CD、DVD或U盘)。务必在媒介上标注完整的递交编号，并将其标识为“替换的eCopy”。 

•如果eCopy保留的原因是公司附信没有签名，则仅提供： 

1.带有签名的公司附信。

 

FDA如何处理替换eCopy？

注意：在替换的eCopy中，请提供完整的内容，而不只是更正的内容。

 

需要考虑哪些时间限制？ 

•如果FDA在eCopy保留通知书发布180天内没有收到替换的eCopy, FDA可能会认为您的递交已经撤回并在数据库中关闭。 

•如果回复是在非常接近或在180天的时候寄出的，将面临递交撤回和关闭的风险。 

 何时开始审核递交的文件? 

•只有在收到有效的eCopy并支付了用户费用(如适用)后，才会开始审核递交的文件。

 

如果递交了一份不需要eCopy的递交类型的eCopy，而收到了一份eCopy保留通知书怎么办? 

•如果您递交了一份eCopy用于同情使用IDE递交、紧急使用IDE递交、IDE不良事件报告、EUA、MAF、513(g)或CLIA递交(CR和CW)，但不符合eCopy的技术标准，您递交的eCopy将被保留。但是，与其他需要有效eCopy的递交类型不同，您可以选择用额外的纸质版本替换eCopy来回复eCopy保留通知书。 

•同情使用，即扩大使用，为有立即危害生命的情况或严重的疾病或状况的病人提供一种潜在的渠道，当没有合适的等同或替代疗法时，在临床试验之外能够使用试验性的医疗产品（药物、生物制品或医疗器械）。 

设备由CBER管理的情况 

•CBER将通过FDA电子递交网关接收符合技术标准的eCopy和公司附信；或通过CBER的DCC接收媒介版的递交资料。 

•备注：鼓励人们通过FDA电子提交网关以电子提交的方式向CBER发送递交资料。有关电子递交的信息，请参阅http://www.fda.gov/biologicsbloodvaccines/developmentapprovalprocess/ucm163685.htm.

 

 

eCopy的技术要求

公司附信（cover letter）要求 

基于卷结构的文件夹要求 

PDF文件的要求 

添加非PDF格式的文件要求

 

公司附信（cover letter）要求 

•递交的目的、联系方式(包括电话号码和电子邮件地址)以及签名。 

•递交目的中应该包括：递交类型(如510(k)， PMA，预递交)，审查阶段(即，原始，修改，补充，或报告)，以及任何其他关键字或信息。 

•如果递交资料已经被分配了一个递交跟踪号，则需要提供。

 

 

基于卷结构的文件夹要求 

•每个卷文件夹中只能包含pdf文件，不得含有子文件夹。 

•卷的命名符合以下规定：

VOL_xxx_描述性名称(例如，VOL_001_Mechanical Testing);或

VOL_xxx(例如VOL_001)。

如果使用描述性的内容，应使审稿人能看懂其意义。描述性名称最多包含125个字符，可以有空格、短破折号、下划线和句号但不得含有以下符号：

 下图是原始的PMA，显示了VOL_001和VOL_002的PDF内容：

下图显示了原始IDE，其中显示了VOL_002和VOL_003的PDF内容：

注意: 基于卷的eCopy结构的一种不同形式，是在根级别包含了卷和至少一个PDF文件。这种结构通常发生在申请人将公司附信的PDF添加到根级别，并将所有其他PDF组织到多个卷中。参考下图：

对RTA保留通知书的回复，按主题分组

 

PDF文件的要求 

•所有PDF文件放在根目录级，可以包含一个或多个PDF 

•单个PDF大小不超过50M 

•符合命名规则 

•没有嵌入的附件 

•没有密码 

•使用Adobe Acrobat 11版本或以下

 

 

PDF命名规则：

1.PDF文件名有一个不重复的连续3位数字前缀，后跟一个下划线(_)。第一个PDF的前缀是001_，第二个PDF的前缀是002_，以此类推。使用如下命名约定：

         xxx_描述性名称

2.只包含一个PDF的eCopy需要有3位数字前缀001_。3.描述性的内容，应使审稿人能看懂其意义。描述性名称最多可以有125个字符，可以有空格、短破折号、下划线和句号，但不得含有以下符号：

预提交：

 

PMA年度报告：

 

510（k）完整内容：

 

510（k）内容作为单独的文件：

 

对510(k) RTA 保留通知书的回复，每个被回复的项目都被添加为一个单独的PDF文件：

 

对510(k)补正通知书的回复，所有内容都放在一个PDF中

对补正通知书的回复，每个回复作为单独的PDF

 

PDF文件大小：

不要参考文件属性中的大小，也不要参考将光标悬停在PDF文件上时出现的大小，因为这两种大小都比较小，并且会在是否符合PDF大小的技术标准误导您。文件大小应以下图为准：

 如果文件大小大于50MB，则必须将内容拆分为多个文件。建议的命名方式如下图：

添加非PDF格式的文件要求 

•流程：

 

•STATISTICAL DATA 文件夹 

1.添加原生格式的统计类型的信息，包括元数据、数据行清单和程序代码，例如但不限于: SAS; XPORT; XML; SGML; S-Plus; R files; ASCII; Molfiles; 和 Excel。 

2.添加前进行压缩。

 

•MISC FILES 文件夹 

1.添加其他统计类信息之外的文件，例如但不限于：  .gif;  .tif;  .jpg;  .avi;  .mpeg;  .wmv;  .txt。

2.FDA鼓励您在MISC FILES文件夹下，存放eCopy主体中以pdf格式提供的某些文档或信息的Microsoft Word版本。

3.下面列出的这些要求的文件通常是通过交互式方式提出的，以便FDA向申请人反馈和/或完成审查。在MISC FILES内提供这些文件，可以帮助减少递交实质性审查期间可能出现的延误。建议的文件包括(如适用): ü递交资料中的标识 [最好是每份作为单独的文件(如医师标识、患者标识、操作手册)]; ü510(k)s实质等同设备对比表; ü510（k）概要；üPMA的安全性和有效性数据(SSED)概述；üHDE的安全性和可能的益处(SSPB)概述。 

4.添加到MISC FILES 下zip文件中的文件的命名约定没有任何限制。但是，对于包含在MISC FILES 中的Microsoft Word文档，建议使用于PDF等同文件的类似命名约定，以便审阅人员能够轻松地进行关联。 

5.添加前进行压缩。

 

下图为带有 “MISC FILES”文件夹的基于非卷结构的递交文件示例

下图为带有“MISC FILES”和“STATISTICAL DATA”文件夹的基于卷的递交资料示例：

 

 

 

作者：徐梦洁

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